Sancterius
Changer de logiciel de syndic sans tout ressaisir
La reprise est la première raison pour laquelle les cabinets gardent un logiciel qui ne leur convient plus. Voici comment la préparer.
Beaucoup de cabinets savent que leur logiciel ne leur convient plus. Peu en changent.
L’ANGC a interrogé 622 professionnels sur leurs logiciels de syndic. La migration y reçoit la plus mauvaise note de tous les critères, 2,74 sur 10, et près de 40 % des cabinets disent vouloir changer de logiciel sans passer à l’acte (Monimmeuble, septembre 2024).
Le problème n’est donc pas l’envie. C’est la reprise.
Ce qui fait vraiment peur
Trois craintes reviennent souvent.
La comptabilité. Un solde de copropriétaire faux, c’est un appel de fonds contesté et une AG tendue. Reprendre des années d’écritures à la main n’est pas envisageable, et une reprise approximative est pire que pas de reprise.
Les lots et les tantièmes. La liste des copropriétaires, leurs lots et leurs tantièmes servent à chaque répartition. Une erreur à cet endroit se propage partout.
L’arrêt du cabinet. Pendant la bascule, les copropriétaires continuent d’appeler, les factures continuent d’arriver, et les AG ont lieu à leur date.
Les documents à rassembler
Une reprise propre commence par un inventaire. Pour chaque copropriété, réunissez :
- le règlement de copropriété et ses modificatifs ;
- l’état descriptif de division ;
- la liste des copropriétaires, avec leurs lots et leurs tantièmes ;
- le grand livre et la balance de l’exercice en cours ;
- le budget prévisionnel voté ;
- les derniers procès-verbaux d’assemblée générale ;
- les contrats en cours, assurance et entretien notamment.
Tout ne sera pas dans le même format. Des PDF, des exports tableur, parfois des scans. C’est normal.
Les contrôles à faire avant de valider
Une reprise se vérifie avec des totaux simples.
- La somme des tantièmes de la liste des copropriétaires retombe sur le total du règlement, par exemple 10 000.
- La balance reprise est équilibrée, et les soldes copropriétaires correspondent à ceux de l’ancien logiciel à la date de bascule.
- Aucun document n’est importé deux fois.
Choisissez une date de bascule simple à contrôler, comme une fin de trimestre, et gardez l’ancien logiciel accessible en lecture le temps de comparer.
Commencer petit si besoin
Rien n’oblige à tout changer le même jour. Certains cabinets préfèrent passer d’abord leurs assemblées générales sur le nouveau logiciel, où il n’y a presque rien à migrer, puis le reste du cabinet, et la comptabilité en dernier.
Comment Sancterius s’y prend
Chez Sancterius, chaque copropriété arrive préremplie depuis le RNIC. Vous déposez vos documents tels quels. L’IA reconnaît chaque document, affiche un score de confiance et en extrait les tableaux. Elle écarte les doublons et vérifie que les tantièmes retombent sur le total. Quand un chiffre ne colle pas, elle le signale au lieu de deviner.
Rien n’entre dans le logiciel avant votre validation, et la reprise comptable est incluse dans l’offre Complet.